Toimittajien tietosuojaseloste
Tämä seloste kuvaa, miten tarjouspyyntöihin liittyviä tietoja käsitellään Haivu Oy:n hankinta-alustalla. Seloste on yhteinen kaikille alustan kautta tarjouspyyntöjä vastaanottaville toimittajille.
Ostajayritys ja rekisterinpitäjä
Ostajayrityksellä tarkoitetaan tässä sitä yritystä, joka on lähettänyt teille tarjouspyynnön Haivun hankinta-alustan kautta. Kyseinen yritys toimii tietojenne rekisterinpitäjänä, ja sen nimi ja yhteystiedot käyvät ilmi teille lähetetystä tarjouspyyntöviestistä. Haivu Oy ylläpitää alustaa ja käsittelee sillä olevia tietoja ostajayrityksen lukuun. Henkilötietojen osalta Haivu toimii tietosuoja-asetuksen tarkoittamana käsittelijänä.
Käsiteltävät tiedot
Käsittelemme kahdenlaisia tietoja. Henkilötietoja ovat yhteyshenkilön sähköpostiosoite sekä muut tarjousviestissä ja sen liitteissä mahdollisesti mainitut yhteystiedot, kuten nimi, tehtävänimike ja puhelinnumero. Liiketoimintatietoja ovat tarjouksen sisältämät hinta-, tuote-, toimitus- ja muut kaupalliset tiedot.
Tietolähteet
Tietoja kertyy tarjouspyyntöön liittyvästä sähköpostiviestinnästä, vastausviesteistänne liitteineen sekä alustan tarjouslomakkeen kautta lähetetyistä tarjoustiedoista. Yhteystietonne ovat voineet myös olla ostajayrityksen tallentamia alustalle tarjouspyynnön lähettämistä varten.
Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Tietoja käsitellään tarjouspyyntöjen lähettämiseksi, tarjousten vastaanottamiseksi ja vertailemiseksi sekä hankintaprosessin hoitamiseksi. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on ostajayrityksen oikeutettu etu (GDPR 6 art. 1 f) hankintansa toteuttamisessa.
Tietojen näkyvyys
Sekä henkilö- että liiketoimintatietonne ovat alustalla nähtävissä ainoastaan sille ostajayritykselle, joka on lähettänyt teille tarjouspyynnön. Muut alustan ostajayritykset eivät näe tietojanne.
Automaattinen käsittely ja tekoäly
Alusta analysoi tarjousten ja liitteiden sisältöä tekoälyavusteisesti tarjousvertailun tueksi. Kyse ei ole GDPR:n 22 artiklan tarkoittamasta automaattisesta päätöksenteosta, sillä lopulliset hankintapäätökset tekee ostajayritys. Mitään tietojanne ei käytetä tekoälymallien kouluttamiseen.
Tietojen vastaanottajat
Tietonne ovat ostajayrityksen käytettävissä hankintaa varten. Haivu Oy ja sen sopimukseen sitoutuneet alihankkijat käsittelevät tietoja ainoastaan siinä määrin kuin alustan tarjoaminen edellyttää.
Tietojen tallennus ja käsittely
Tiedot tallennetaan pääasiassa EU:ssa. Mikäli käsittelyyn osallistuu alihankkijoita ETA:n ulkopuolella, siirto suojataan Euroopan komission hyväksymin vakiolausekkein (SCC).
Säilytysaika
Tietoja säilytetään niin kauan kuin ostajayritys säilyttää niitä Haivun alustalla. Kun ostajayritys poistaa tiedot tai lopettaa alustan käytön, tiedot poistetaan, ellei lainsäädäntö edellytä niiden säilyttämistä.
Rekisteröidyn oikeudet
Teillä on oikeus tarkastaa itseänne koskevat tiedot, pyytää niiden oikaisua tai poistamista, rajoittaa tai vastustaa käsittelyä sekä tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle. Pyynnöt osoitetaan ostajayritykselle.